Las organizaciones necesitan mejorar su capacidad para celebrar reuniones productivas para tener más éxito. ¿Cómo pueden los gerentes ayudar a que las reuniones sean un mejor resultado?

Las reuniones ocupan gran parte de nuestras horas de trabajo, pero ¿cuánto marcan realmente la diferencia? Según el estudio de Korn Ferry, las reuniones rara vez logran lo que nos proponemos. Además, más de dos tercios (67 %) de los empleados informan que dedicar demasiado tiempo a las reuniones y al teléfono les impide tener una jornada laboral eficaz.

Las organizaciones necesitan mejorar su capacidad para celebrar reuniones productivas para tener más éxito. Este tema se ha vuelto muy popular en los últimos años. ¿Estamos mejorando en nuestras reuniones y logrando que produzcan lo que nos propusimos hacer? Entonces, ¿qué pueden hacer los líderes y gerentes para contribuir a mejores resultados en las reuniones?

Las reuniones de primera plana

1. Piense en la reunión como «frontstage» y prepárese trabajando duro «backstage». Y no ignores las prioridades.

«Si bien muchas reuniones son de rutina», dice el Dr. Shameen Prashantham, profesora de Negocios Internacionales y Estrategia en China Europe International Business School y autora de Los gorilas pueden bailar«otros piensan que las reuniones en todos los niveles deberían mejorarse».

2. Tómese su tiempo para “registrarse”.

Nunca comenzamos una reunión sin «iniciar sesión», dice Fiona Logan, directora ejecutiva de Insights, una firma global de desarrollo de personas. Un registro rápido con cada persona permite que los asistentes participen plenamente hablando de lo que piensan, cómo se sienten o qué les gustaría obtener de la reunión. Entonces la reunión se convierte en una situación de gestión del tiempo.

Según Logan, registrarse ayuda a las personas a comprender y empatizar con sus compañeros, lo que fomenta la conexión y la confianza. También les permite cambiar su mentalidad de antes de la reunión a donde deben estar durante la reunión.

«Esto fomenta la participación de los asistentes, lo que generalmente resulta en una reunión feliz y efectiva», explica. Logan también sugiere programar reuniones de 45 minutos en lugar de sesiones de una hora, ya que eso mantiene a todos comprometidos durante la discusión.

Enfoque productivo

3. Concéntrese en los resultados, no en las actualizaciones, incluso cuando considere su nuevo software o planifique aplicaciones.

Suponga que los ejecutivos están evaluando el costo de reunir a sus colegas para la conferencia. Algunos creen que las reuniones deben ofrecer al menos el doble del valor que solían ofrecer. Prepárese pensando en los resultados, no en las actualizaciones, la próxima vez que presida una reunión, y hágala lo más centrada posible en los resultados para que todos se sienten a la mesa con sus sombreros para pensar y no con sus planes para la cena.

4. Distribuya los informes por adelantado.

«No pierda el tiempo de la reunión haciendo presentaciones», insta Annelise Ly, profesora asociada de la Escuela Noruega de Economía y miembro de la Alianza Global CEMS en Educación Gerencial. En su lugar, pídales a sus socios que lean la información con anticipación y que vayan directo al grano cuando se reúnan. Dirigirse a las personas directamente mantiene a las personas interesadas y acorta el tiempo de reunión.

5. Tome el mando de la discusión. Sepa cuándo se pierde el tiempo.

«La discusión profunda y el desacuerdo en las reuniones es un rasgo fundamental para crear innovación y garantizar que los equipos crezcan y prosperen», dice David Liddle, director ejecutivo de TCM y autor de Transformational Culture. Sin embargo, advierte que los debates acalorados pueden convertirse rápidamente en algo dañino y disfuncional.

Los gerentes ya no pueden darse el lujo de sentarse y dejar que se desarrollen los argumentos. En cambio, un gerente debe liderar asumiendo el papel de mediador. Liddle afirma que proporcionar espacios seguros donde puedan tener lugar debates abiertos y honestos y donde se puedan expresar diferentes puntos de vista conduce a una mejor aceptación del equipo y fomenta un grupo más unido.

«Ayudar a nuestra gente a estar en desacuerdo de manera constructiva», dice Liddle, «es el objetivo de una discusión saludable».

6. Cuando se reúna electrónicamente, planifique y hable a intervalos frecuentes.

Todo el mundo está familiarizado con la «fatiga del zoom», dice un destacado médico empresarial, el Dr. Amanda Nimon-Peters de Hult International Business School en el Reino Unido. Dr Nimon-Peters también es el autor del próximo libro Trabajar con influencia. Ella continúa: «Eso se debe a que las reuniones virtuales se vuelven aburridas e incómodas si tontamente las abordamos como si fueran reuniones reales».

Si bien nuestra tecnología ha avanzado para permitir reuniones remotas, Nimon-Peters señala que nuestras mentes no lo han hecho.
Sufrimos un malestar inconsciente debido a una cercanía percibida, que es la distancia simulada entre los participantes de la videoconferencia.

De acuerdo con Nimon-Peters, los equipos en línea exitosos interactúan en rachas en lugar de conversaciones consecutivas que duran una conferencia. Los participantes también deben planificar con anticipación para que su tiempo juntos sea lo más productivo e interesante posible.

¿Son todas las reuniones Poppycock?

Para nada. Ninguna reunión tiene que ser inútil o sin sentido. La clave es llegar a los puntos principales de la reunión y llegar primero. Esté preparado con anticipación y nunca dude en redirigir la conversación.

Cuando las cosas no salen según lo planeado, no tenga miedo de cerrar una puerta y abrir otra, una que sea más productiva. No apoyes a los que pierden el tiempo, a los que hablan oa los indecisos. En su lugar, venga con un plan, ejecútelo y luego salga a tiempo.

Créditos de las fotos: Diva Plavalaguna; píxel; ¡Gracias!

Este artículo fue publicado originalmente aquí.

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