La forma más antigua conocida de la lista de tareas pendientes fue registrada por Benjamin Franklin en 1791. Las listas siguen siendo populares, pero las herramientas de productividad digital son cada vez más importantes. Además de Google Calendar, puede utilizar Slack, Zoom, Trello, Asana o Jira como parte de su sistema de gestión de tareas.

Además, muchas herramientas de productividad brindan funciones para monitorear el comportamiento y recopilar métricas para mejorar el rendimiento, que incluyen:

  • seguimiento del tiempo
  • gestión de proyectos
  • delegación
  • automatización
  • Análisis del comportamiento del usuario
  • Registro de pulsaciones de teclas

Además, la IA y el aprendizaje automático se utilizan para mejorar la productividad. Tome el calendario como un ejemplo. Utiliza el aprendizaje automático para analizar datos pasados ​​y hacer sugerencias inteligentes sobre cuándo programar su próxima reunión. El calendario incluso sugiere a quién y dónde invitar.

En resumen, estas herramientas ciertamente tienen un propósito.

Y, aún mejor, están repletos de beneficios. Especialmente el hecho de que estas herramientas pueden ayudar con la gestión del tiempo y de los proyectos. Por ejemplo, las herramientas de seguimiento del tiempo o el software de supervisión de empleados pueden ver cuándo y dónde usted o su equipo están perdiendo un tiempo valioso. Saber esto puede ayudarte a evitar distracciones y crear horarios más realistas.

Como resultado, hay menos estrés. Considere que más del 70% de los trabajadores se preocupan por el estrés en el trabajo. Así que tenemos factores estresantes de la vida en el trabajo que pueden afectar la productividad. Además, esto puede contribuir al equilibrio entre la vida laboral y personal. Y aunque no siempre es una prioridad, puede impulsar la productividad, la moral y el compromiso.

Pero eso no es todo. Estas herramientas también pueden ayudar con todo, desde hacer que los empleados colaboren hasta crear estimaciones para los clientes. No es de extrañar, entonces, que el mercado global de Sistemas de gestión de la productividad esté valorado en 47 330 millones de USD en 2021 y se prevé que crezca a una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 13,8 % entre 2022 y 2030.

Pero como con todas las cosas en la vida, demasiado de cualquier cosa puede ser perjudicial. Y eso ciertamente se aplica a las herramientas de productividad. Estas herramientas en realidad pueden hacerte menos productivo.

Las herramientas de productividad no están destinadas a hacer el trabajo por usted.

La mayoría de las herramientas de productividad cumplen lo prometido. Tome Todoist como ejemplo. En Todoist, puedes organizar y realizar un seguimiento de tus tareas por proyecto. Considere esto como una lista actualizada de tareas pendientes. Además de registrar y organizar tus propias tareas, la aplicación te permite compartir y asignar tareas con otros.

Sin embargo, aquí está la cosa. La aplicación no creará una lista de tareas para usted. Eso depende de usted. Es como querer mejorar tu juego de cocina comprando un nuevo y brillante juego de utensilios de cocina. Aunque tenga el equipo adecuado, las comidas no se cocinan solas.

Las herramientas de productividad son como una cocina llena de aparatos sin saber cómo usarlos. En otras palabras, si no tienes la motivación y la determinación para ser productivo, entonces no hay ninguna herramienta (o aplicación) que pueda ayudarte.

La búsqueda de herramientas es improductiva.

¿Está buscando una aplicación o herramienta que lo haga más productivo? Hay una aplicación para eso. Si bien tener diferentes opciones no es despreciable, encontrar y decidir cuál es la correcta puede ser difícil.

Además, las herramientas con características premium hacen las cosas más difíciles. ¿Por qué? Es imposible decidir si usar una aplicación en función de sus funciones gratuitas.

Además, luchar por mejores herramientas de productividad le dejará con muchas opciones para elegir que pueden ser abrumadoras. Y no puedes estar satisfecho con ninguno de ellos.

La investigación ha encontrado que las personas que tienen demasiadas opciones tienden a ser infelices y se arrepienten más de sus elecciones. Por lo tanto, pasar demasiado tiempo buscando productos de productividad es perjudicial para su productividad y felicidad.

Puede haber una curva de aprendizaje con algunas herramientas.

¿Alguna vez has comprado un nuevo juego de mesa? Desafortunadamente, algunos de estos juegos pueden ser tan detallados que van acompañados de un complejo conjunto de reglas. Como resultado, puede pasar la mayor parte de su noche de juego aprendiendo las reglas en lugar de jugar el juego.

Puede ser lo mismo con las nuevas herramientas de productividad. Puede llevar mucho tiempo acostumbrarse a ellos, especialmente en aplicaciones más complejas con diferentes interfaces de usuario. Por lo tanto, es posible que aprender a usar una nueva pieza de software requiera más tiempo y energía que usarlo realmente.

Distracciones relacionadas con el trabajo.

En un estudio realizado por GoTo’s, el 54 % de los encuestados dijeron que utilizan con frecuencia cinco programas informáticos diferentes al mismo tiempo. Por ejemplo, durante una videoconferencia con un cliente en todo el país, un empleado puede enviar un correo electrónico, comprar ropa, enviar mensajes de texto a su pareja y programar una reunión.

Además, en 2018, Udemy informó que el 36 % de los Millennials/Gen Z pasan más de dos horas al día en sus teléfonos para uso personal. Además, los trabajadores estadounidenses cambian entre 13 aplicaciones un promedio de 30 veces al día, según el Índice de Anatomía del Trabajo 2021 de Asana.

Si bien esto puede parecer inocente, el ir y venir entre las herramientas de productividad no es solo una distracción. También drena tu energía. Esto se llama «cambio de contexto». Y es responsable de perder cinco horas a la semana.

En otras palabras, muchas herramientas toman mucho tiempo. Pero seamos más específicos.

Las empresas quieren que sus equipos tengan las mejores herramientas, aplicaciones y dispositivos de colaboración para hacer su trabajo de manera eficiente. Debido a esto, la mayoría de los lugares de trabajo brindan a los empleados herramientas específicas para satisfacer diversas necesidades, tales como: B. Mensajería, conferencias telefónicas, colaboración en proyectos, etc.

Cada herramienta en realidad tiene un papel. Sin embargo, los empleados pueden estar perdiendo su valioso tiempo. Una vez más, esto se debe a que cambian entre demasiados programas, se olvidan de realizar un seguimiento de las horas facturables o se pierden los mensajes de los clientes cuando tienen que iniciar sesión en demasiados programas.

Se cometen muchos errores.

Continuando con el punto anterior, los empleados cometen errores que dañan las relaciones. La razón radica en los obstáculos mencionados anteriormente y la multitarea multimodal. Según la investigación de GoTo, el 57 % de los encuestados envió un correo electrónico a la persona equivocada debido a la distracción. Además, el 33 % envió correos electrónicos o chateó antes de estar listo, y el 23 % habló mal de alguien en un chat.

sobrecarga de información.

«Nuestras vidas y nuestro trabajo se están volviendo cada vez más digitales», dijo a la BBC Almuth McDowall, profesor de psicología organizacional en la Universidad Birkbeck de Londres. “Pero es un mundo complejo y hay sobrecarga de información. Las buenas aplicaciones, bien utilizadas, pueden ayudarnos a negociar esto. Pero la pregunta sigue siendo si estamos realmente interesados ​​en ser más productivos o simplemente ‘hacer más para ser efectivos'».

Según los datos, los empleados ciertamente están experimentando una sobrecarga de software. Según un estudio de 2018, los trabajadores agrícolas cambian más de 1100 veces entre 35 aplicaciones diferentes en el transcurso de un día. En la mayoría de los países altamente industrializados, a pesar de la abundancia de aplicaciones y herramientas, la productividad se reduce mientras que el agotamiento aumenta.

«Existe evidencia de que las horas que trabajamos y el tiempo que dedicamos a las reuniones en línea están aumentando, por lo que tal vez estemos trabajando más duro, no de manera más inteligente», sugiere McDowall. «¿Por qué no mejoramos en la gestión de la calidad de nuestros resultados?»

Hay varios lugares en los que se está trabajando.

¿Otro problema de sobrecarga de aplicaciones o herramientas? Hay mucha información dispersa, por lo que es difícil de encontrar.

Según una investigación de Qatalog y la Universidad de Cornell, al 54 % de las personas les resulta más difícil encontrar información con las aplicaciones. Otro 43% está cansado de cambiar constantemente los canales y herramientas de comunicación.

En otras palabras, puede perder productividad a medida que agrega nuevas herramientas a su espacio de trabajo.

Las habilidades son más importantes que cualquier otra cosa.

«Una empresa puede invertir en el último software de productividad», escribe Aytekin Tank, fundador y director ejecutivo de Jotform. “Acompáñelo con capacitación técnica de clase mundial. Y sí, sus empleados se están volviendo competentes… en el uso del software”. Sin embargo, esto no siempre se traduce en una mayor productividad.

La productividad personal no es diferente. «La aplicación más inteligente del mundo no discrimina ciegamente si no tiene un marco existente para respaldarla», agrega.

«Tienes que saber dónde escribir».

Primero, considere la metodología. Luego, dice Tank, puedes decidir qué herramientas necesitas, si las tienes.

Puede encontrar lagunas en su flujo de trabajo si lo reduce a lo esencial. Por ejemplo, en lugar de preguntarse qué aplicación o herramienta de productividad descargar, las siguientes estrategias pueden ser útiles:

  • Para reducir. Los humanos no son buenos para estimar el tiempo. Así que no te des más tiempo, date menos. Esto le permite diferenciar entre tareas urgentes y voluminosas.
  • Evaluar. YEstará más alerta y productivo cuando esté trabajando con su reloj interno. Una vez que obtenga un ritmo, trabaje en sprints cronometrados y altamente concentrados. Este enfoque también facilita el seguimiento de su progreso y el establecimiento de límites.
  • Remover. En vez de Cuando tenga una lista interminable de cosas por hacer, concéntrese solo en las tareas que tendrán el mayor impacto.

“Cuando se trata de productividad, no existe una fórmula mágica”, agrega Tank. «La última herramienta o aplicación solo mejora lo que ya existe, por lo que es necesario crear un sistema bien engrasado».

Publicado por primera vez en el calendario. leer aquí

Fuente de imagen seleccionada: Foto de Canva Studio; píxel; ¡Muchas gracias!

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