A medida que los trabajos en línea se vuelven más importantes, los procesos como el reclutamiento y la incorporación también se llevan a cabo de forma remota. A primera vista, parece conveniente: los empleadores no necesitan organizar un lugar de trabajo y preparar oficinas. Sin embargo, los trabajadores remotos a menudo se sienten frustrados cuando se incorporan de forma remota sin un mentor a su lado, lo que puede afectar gravemente su productividad y su disposición a trabajar para una empresa.

¿Cómo se puede ayudar a los empleados a través del proceso de incorporación remota? Esta guía paso a paso lo ayudará a facilitar la tarea tanto para los miembros del equipo nuevos como para los existentes.

Guía paso a paso para incorporar trabajadores remotos

Paso 1: Comience los preparativos previos al embarque

El preembarque es todo lo que tiene lugar desde el momento de la contratación hasta el inicio del primer día de trabajo de un nuevo empleado. En esta fase, su tarea principal es familiarizar a esta persona con su empresa y su cultura corporativa y hacer que la cooperación sea agradable desde el principio.

Por eso, antes de tu primer día de trabajo, asegúrate de:

  • Envíe cualquier documento preliminar: contratos de firma electrónica, políticas de la empresa, manuales de empleados, etc. Considere incluir cualquier cosa en esta lista que crea que podría ser útil para sumergirse en su negocio. Estos documentos pueden ahorrarle a su personal de recursos humanos y mentores muchas horas al permitirles concentrarse en tareas más importantes en lugar de explicar cosas generales.
  • Cree una hoja de ruta de incorporación de tres meses. Debe describir los hitos clave para que un nuevo empleado se incorpore con éxito a su organización: entrevistas con compañeros, pruebas y establecimiento de líneas de comunicación y objetivos de rendimiento. Y no se olvide de hacer revisiones intermedias durante estos meses: lo ayudan a evaluar las fortalezas y debilidades de un nuevo empleado.

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Sugerencia profesional: cree un curso introductorio en línea que incluya videos de bienvenida, materiales sobre la misión y la cultura de su empresa, descripciones generales de sus productos/servicios y políticas de cumplimiento. Las pruebas y cuestionarios ayudan a memorizar toda esta información.

Paso 2: Organice llamadas telefónicas con colegas

Según el departamento en el que trabajará el nuevo empleado, será necesario presentar a sus nuevos empleados a personas específicas de la empresa. Lo más probable es que, antes del paso 1, hablaran con Recursos Humanos, el director ejecutivo o los jefes/líderes de los equipos departamentales. Ahora es el momento de conocer a otras personas con las que su nuevo empleado trabajará regularmente.

En estas reuniones se pueden discutir detalles del trabajo y estrategias de comunicación. Esta es también una gran oportunidad para que los principiantes le hagan algunas preguntas.

Paso 3: personaliza y haz que la incorporación sea colaborativa

Además de compartir contenido educativo, los miembros de su equipo también deben participar en el proceso de incorporación para acortar la curva de aprendizaje de los nuevos empleados. ¿Cómo puede suceder esto? Anime a los empleados a hacer preguntas en sus canales de comunicación y compartir experiencias y recomendaciones. Esto también mejorará las relaciones entre colegas.

No olvide adaptar el proceso de incorporación dando a los empleados suficiente tiempo y libertad para absorber nueva información y dedicarse a las tareas. No todo el mundo aprende rápido, así que ajusta el ritmo en consecuencia. Para asegurarse de que a una persona le esté yendo bien durante la incorporación, use listas de verificación interactivas. Aquí hay un ejemplo:

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Consejo profesional: Organice eventos de creación de equipos virtuales como concursos o juegos en línea. Ayudan a los nuevos empleados a acostumbrarse a sus colegas y establecer una comunicación fluida con ellos.

Paso 4: Obtenga retroalimentación y mejore

Es esencial realizar un seguimiento del progreso de una nueva contratación y recibir comentarios oportunos para garantizar que todo funcione sin problemas. Además, sus opiniones lo ayudarán a comprender qué funciona bien y qué se puede mejorar en su programa de incorporación.

Formule preguntas abiertas y específicas para obtener respuestas detalladas: lo ayudarán a detectar y eliminar problemas de raíz y a aumentar el compromiso y la motivación.

Paso 5: Evalúe el éxito con métricas de incorporación

Finalmente, introduce algunas métricas para evaluar el desempeño de tus nuevas contrataciones. Estos números muestran cómo una persona se las arregla para trabajar en casa y completar las tareas que conlleva.

¿Cuáles podrían ser estas lecturas?

  • KPI
  • Número de tareas completadas
  • Métricas de tiempo de productividad
  • tasas de retención

Finalmente, presente las métricas de felicidad y satisfacción de los empleados. Se pueden evaluar pidiendo a los nuevos empleados que completen encuestas.

Desafíos de incorporación remota y cómo superarlos

Los trabajos remotos tienen sus desventajas, incluido un proceso de incorporación más complicado. Desde la falta de comunicación rápida hasta la sobrecarga mental, puede haber varios problemas que estropeen la impresión que la persona tiene de la empresa y desalienten a la gente a trabajar para una nueva empresa. Veamos algunos desafíos comunes y formas de superarlos.

  1. Configuración del espacio de trabajo. Algunos trabajos requieren más que una computadora portátil personal, y los empleados no pueden configurar todo el hardware ellos mismos porque no van a una oficina. Puede ayudarlos enviando todo el equipo necesario y brindando tutoriales sobre cómo configurarlo. Si surgen problemas, programe una sesión de TI en la que pueda ayudar a su nuevo empleado a solucionar esos problemas.
  2. Demasiada información. Con los nuevos empleados que manejan toneladas de información por su cuenta, pueden sentirse abrumados y frustrados. Ayúdalos estructurando materiales y proporcionando porciones.
  3. Problemas con la comunicación virtual. Un flujo de trabajo normal solo se puede establecer cuando los colegas se comunican de manera efectiva. Así que asegúrese de que no haya demasiados canales a través de los cuales mantenerse en contacto. Un chat y una plataforma de trabajo (como Trello o Asana) deberían ser suficientes para colaborar en tiempo real y responder mensajes rápidamente.
  4. Sintiéndose aislado. Los trabajadores remotos a menudo pierden el contacto con sus colegas porque no hay verdaderos descansos para tomar café ni conversaciones. ¿Cómo se puede compensar esto? Programe reuniones individuales y asigne un mentor para guiar y apoyar a un nuevo empleado a medida que se incorpora.

Conclusión

El proceso de incorporación a menudo se subestima, y ​​el mayor error que puede cometer con los trabajadores remotos es dejar que lo hagan solos. Al seguir los pasos anteriores, puede aliviar sus desafíos y hacer que se sientan miembros valorados y bienvenidos de su equipo.

Crédito para imágenes seleccionadas: Mart Production; píxel; ¡Muchas gracias!

helen colman

helen colman

Editor y estratega de contenido en iSpring Solutions

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