A principios de 2020, la ciudad de Nueva York fue el epicentro de la entonces emergente pandemia global de COVID-19 en los Estados Unidos. Cuando las calles, las tiendas y los laboratorios de investigación de la ciudad quedaron desiertos, incluido nuestro propio Centro de Investigación Científica Avanzada (ASRC, por sus siglas en inglés) de CUNY, hubo un anhelo de encontrar formas de reunir a los científicos y, por lo tanto, mantener un sentido de comunidad y conexión para preservar el espíritu de la cooperación viva en este momento desafiante.

En cuestión de semanas, la comunidad científica se ha adaptado y ha hecho una transición notablemente rápida con la ayuda de reuniones y simposios de laboratorio basados ​​en Zoom. Incluso se introdujeron happy hours sociales con fondos virtuales caprichosos y, a pesar de su incomodidad, apreciamos la sincera intención de nuestros colegas de mostrar interés y cuidado mutuo.

Pero, ¿qué pasa con las principales conferencias internacionales, que en tiempos normales a menudo eran puntos destacados del calendario académico? ¿Se puede capturar el espíritu de tales reuniones en Zoom?

Después de enterarnos de la cancelación de una temporada completa de conferencias en mayo de 2020, reunimos a nuestros colegas de todo el mundo y decidimos tratar de organizar la primera reunión virtual de química de sistemas, que resultó ser un punto culminante en este momento oscuro. Avance rápido dos años y una vez más estamos disfrutando de viajes y conferencias cara a cara con interacciones sociales cara a cara.

De estos dos años hemos aprendido muchas lecciones valiosas que se trasladarán a la era posterior a la pandemia, incluidos los beneficios positivos de la asistencia virtual, lo que nos lleva a concluir que un formato híbrido bien organizado puede ofrecer lo mejor de ambos mundos.

Muévete virtualmente

Después de enterarnos de la cancelación de la segunda Conferencia Gordon sobre Química de Sistemas programada para junio de 2020, rápidamente acordamos que había que hacer algo. En ese momento teníamos muy poca idea de cómo llevar a cabo un evento global a gran escala. No obstante, dimos el paso y anunciamos el Simposio de Química de Sistemas Virtuales 2020 en las redes sociales con un ambicioso programa de seis semanas para organizarlo todo.

No en vano, rápidamente nos dimos cuenta de que había un gran apetito por este tipo de reuniones, y pronto tuvimos que limitar el registro a 1000 personas de 48 países diferentes. Nos dimos cuenta de que un formato de simposio estándar con conferencias largas y debates breves probablemente no captaría la atención de nuestra audiencia virtual. Así que, en su lugar, hemos optado por un formato de presentaciones cortas, centrándonos en uno o dos proyectos de investigación en curso recientemente y más centrados en debates interactivos de varios oradores.

Dado que esto sucedió al comienzo de la pandemia, antes de que el cansancio de Zoom abrumara a muchos, los asistentes notaron que este formato les ofrecía un estilo muy diferente para disfrutar de una conferencia. Twitter proporcionó una excelente plataforma para comentarios en tiempo real sobre cómo los asistentes disfrutaron del simposio en todos los continentes y zonas horarias: durante el desayuno, la cena o con una copa de vino y con acompañantes atípicos como un perro de servicio. Sus tweets también mostraron entusiasmo por llegar a una audiencia más amplia a la que no se puede acceder con una conferencia cara a cara tradicional.

Durante la organización de este evento aprendimos mucho y recibimos comentarios útiles. Durante el simposio, le preguntamos a nuestra audiencia cuál era su mayor barrera para asistir a conferencias internacionales (antes de la pandemia), y el 42 % respondió que la financiación, el 27 % dijo tiempo, el 9 % dijo compromisos personales, el 2 % dijo que no le gustaba viajar, el 7 % dijo que ninguno y el 13% dijo otro. En una encuesta separada, les preguntamos qué probabilidades tenían de asistir a otra conferencia virtual y el 74 % votó todo el tiempo: les encanta este formato, el 25 % dijo que tal vez una o dos más y el 1 % dijo que nunca.

Como la nuestra fue una de las primeras reuniones virtuales importantes organizadas por estudiantes, posdoctorados y profesores, recibimos numerosas solicitudes para compartir nuestros materiales de preparación para la conferencia. Por lo tanto, hemos decidido publicar un artículo de acceso abierto como una guía paso a paso para planificar y llevar a cabo un simposio virtual global.La guía incluye recursos útiles como plantillas de PowerPoint y rúbricas de evaluación que se pueden personalizar para otros eventos virtuales. El Simposio de Química de Sistemas Virtuales ahora se ha convertido en un evento anual, con el segundo organizado por la Universidad de Estrasburgo y una versión prevista para 2023.

¿Por qué conferencias híbridas?Debería quedar

Para marzo de 2022, los requisitos de distanciamiento social y mascarillas comenzaron a relajarse, la fatiga de la conferencia virtual se había instalado y estábamos emocionados de dar la bienvenida una vez más a nuestros colegas a un simposio en persona. Pero, ¿significaría eso que volveríamos al statu quo anterior a la pandemia?

Elegimos «no» y en su lugar combinamos lo mejor de lo virtual con los aspectos presenciales de las conferencias. Para celebrar el Día de la Tierra, organizamos un Simposio de ciencia y tecnología ecológica bioinspirada de dos días (BIG Symposium) sobre ASRC y Zoom. Ofrecimos entrada gratuita para la entrada en línea y una tarifa nominal de $ 50 para la entrada en persona.

Al presentar avances científicos que están a la vanguardia del desarrollo de tecnología sostenible, el simposio reunió a comunidades relevantes de científicos ambientales, químicos, científicos de materiales e ingenieros en línea y en persona para discutir los impactos positivos y negativos no deseados de las tecnologías emergentes.

Tomamos el concepto del panel de discusión compartido de nuestro simposio virtual e incluimos un análisis y una respuesta «grandes» de los científicos ambientales en cada sesión y concluimos con un panel de discusión reflexivo que funcionó bien tanto para nuestros participantes virtuales como en persona. Intelectual y éticamente estimulante, el Simposio BIG fue un poderoso ejemplo de los beneficios de un simposio híbrido que puede reducir la huella global de los viajes.

El formato híbrido también mejoró la accesibilidad, lo que permitió que más personas asistieran al evento sin gastos de viaje ni limitaciones de tiempo, y resultó en un gran aumento en la diversidad de asistentes, particularmente más estudiantes y posdoctorados, y una diversidad mucho mayor en términos de identidad de género. La flexibilidad permitió a los asistentes presentar virtualmente y participar en el panel de discusión, como Julia Ortony, profesora asistente en MIT, quien pudo participar virtualmente mientras cuidaba a su recién nacido.

Un grupo híbrido de investigadores discutiendo el desarrollo de tecnología ecológica bioinspirada en el Auditorio ASRC de CUNY en la ciudad de Nueva York. Participantes de izquierda a derecha: Mandë Holford (Hunter College, CUNY), Leila Deravi (Northeastern University), Dianne Greenfield (CUNY ASRC y Queens College), Bradley Moore (University of California San Diego), Julia Ortony (Massachusetts Institute of Technology)

Si bien las conferencias virtuales se diseñaron inicialmente para continuar la colaboración durante una pandemia mundial, hemos descubierto que muchos beneficios duraderos sobrevivirán a la pandemia. Según nuestra experiencia, el formato híbrido requiere más organización que un formato totalmente virtual o presencial para crear una experiencia agradable para los diferentes asistentes. Pero el esfuerzo extra vale la pena por las irremplazables interacciones en persona y la mayor accesibilidad y conveniencia de la participación virtual.

Habiendo organizado todos los diferentes formatos de conferencias, creemos que el formato híbrido es un medio dorado que se quedará aquí.

Escrito por: Jiye Son y Rein V. Ulijn

Referencia: Jiye Son, et al., Diez pasos para organizar un simposio científico virtual e involucrar a su audiencia global, Desafíos globales (2022). DOI: 10.1002/gch2.202200005

Crédito de la imagen principal: Mikael Kristenson en Unsplash

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