El software de firma electrónica o e-signature es una de las tendencias más efectivas de la actualidad. Las firmas digitales tienen varias características que se benefician de las medidas de ahorro de costes. Individuos/organizaciones y gobiernos integran el software de firma electrónica en su sistema existente. Esto les beneficia en forma de ahorros en costes administrativos y de papel.

Cuando Estados Unidos aprobó la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) en 2000, fue un movimiento notable que alentó el uso de firmas electrónicas y la gente se mostró más entusiasta, asegurando la seguridad y legalidad de esta solución.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica, también conocida como firma electrónica, es una referencia a la información en un formato electrónico. Está vinculado a otra información en formato electrónico, que el usuario sigue para firmar el documento. La firma electrónica tiene el mismo estatus legal que la firma manuscrita. Además, también se ajusta a las especificaciones del reglamento respectivo.

Solo para su nota: las firmas electrónicas no son lo mismo que las firmas digitales. El objetivo de las firmas electrónicas es autenticar instantáneamente un documento con un identificador que no requiere lápiz ni papel. Los documentos firmados digitalmente se utilizan ampliamente en asuntos privados y legales para transacciones comerciales. También se utilizan como parte de los documentos oficiales del gobierno.

¿Son legales las firmas electrónicas?

En resumen, sí. Las firmas electrónicas ofrecen el mismo o incluso mayor valor legal que las firmas tradicionales. Varios países han legalizado las firmas electrónicas bajo su Ley de Comunicaciones Electrónicas de 2000 y el Reglamento de Firmas Electrónicas de 2002.

Desde 2000, Irlanda también ha tenido reconocimiento legal de firmas electrónicas bajo la Ley de Comercio Electrónico. Este Reglamento eIDAS (firma electrónica, autenticación y servicios de confianza) es una ley de la UE que regula la identificación electrónica, incluidas las firmas electrónicas y las aplicaciones de firma digital como DocuSign eSignature, que cumplen con eIDAS.

En el Reino Unido, el Reglamento eIDAS aprobó una legislación titulada; «Regulaciones de Servicios de Confianza e Identificación Electrónica para Transacciones Electrónicas de 2016 (2016 No.696) y Sección 7 de la Ley de Comunicaciones Electrónicas de 2000.” Hay un puñado de ejemplos en los que las firmas electrónicas no cumplen con los requisitos legales. HM Land Registry (HMLR) ha comenzado a aceptar documentos firmados digitalmente.

¿Cuáles son las ventajas de las firmas electrónicas?

A medida que las empresas continúan cambiando hacia la automatización y la transformación digital, las firmas electrónicas ahora son una herramienta comercial esencial y una alternativa viable a las firmas húmedas. Estos son algunos de los beneficios que ofrece la firma electrónica:

  • Ir sin papel: Reducción del uso de papel Las firmas electrónicas pueden reducir el uso de papel y ayudar a las empresas a dejar de usar papel.
  • Altas flexibilidades: Puede firmar desde cualquier lugar, lo que facilita la realización de negocios desde un área remota o incluso sobre la marcha.
  • Reducción de costo: Las firmas electrónicas pueden ayudar a las empresas a ahorrar dinero. Mejoran los flujos de trabajo para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Esto reduce la impresión, el franqueo y el almacenamiento para el archivo.
  • Se reducen los riesgos y errores Las técnicas digitales seguras y autenticadas avanzadas reducen el riesgo. El llenado previo de formularios elimina el error humano. Las firmas electrónicas también ayudan a proporcionar pistas de auditoría para garantizar el cumplimiento.
  • Eficiencia mejorada: El proceso de aprobación está automatizado para que los propietarios de los documentos puedan ver fácilmente quién firmó el documento y cuándo, y un proceso eficiente aumenta la productividad de los empleados. El software de firma electrónica generalmente viene con un tablero en línea. Esto le permite ver qué documentos están pendientes de aprobación. Esto acelera el proceso que antes podría haber tomado meses. El software también guarda documentos firmados, haciéndolos más fáciles de encontrar.
  • Mejor experiencia de usuario: Firmar un documento con un software que puede firmar documentos electrónicamente es rápido y fácil. Ofrece una mejor experiencia para empleados y clientes. Los usuarios también pueden integrar firmas electrónicas en sus sistemas.

Las siguientes características de la firma electrónica ayudan a ahorrar costos

Las ventajas de ahorro de costes de las soluciones de firma digital son una de las principales razones de su popularidad. Las empresas y las autoridades pueden utilizar soluciones de firma electrónica de diversas formas para ahorrar costes. Así es como las firmas electrónicas pueden actuar como un recurso de ahorro de costos para su negocio:

Ahorra dinero y tiempo

Una de las ventajas de la solución de firma electrónica que ayuda a digitalizar el proceso de aprobación. Desde la creación del documento hasta compartirlo con los firmantes interesados ​​para su firma. Esto se hace a través de fuentes en línea. Esto ahorra tiempo y reduce el papeleo tedioso. También ahorra el costo de imprimir, escanear y enviar por fax el documento a varias partes. Las soluciones de firma electrónica aceptan la autenticación digital de documentos/archivos/contratos. Los documentos también se pueden almacenar en la nube para mayor seguridad.

Mejores oportunidades para el comercio exterior

La realización de comercio exterior requiere importante documentación y cesión personal del contrato y otros documentos. Esto asegura la autenticidad del documento firmado para ambas partes. Sin embargo, no siempre es posible estar presente en todos los procedimientos de contratación. Luego, el contrato se puede compartir con las partes interesadas por correo. Las soluciones de firma electrónica permiten que cualquier parte interesada cumpla con su deber/firma en tiempo real en cualquier parte del mundo. Aquí también se mantiene la transparencia.

Sin sanciones

Al realizar el trabajo manualmente, es posible que falten algunos documentos o contenido, lo que dará lugar a la rescisión del documento/contrato. Esto significa perder tiempo y dinero y tener que pasar por todo el proceso nuevamente.

Desde las primeras etapas, las firmas digitales han rastreado todo el documento. Esto reduce la probabilidad de sanciones no deseadas por incumplimiento.

Errores reducidos equivalen a mayores ahorros

La ausencia de errores es una de las formas de reducir costes. La intervención humana limitada para realizar tareas reduce la posibilidad de errores. Los errores en el documento o la firma pueden causar retrasos e inconvenientes. Cuando se trata de asuntos financieros y de salud, incluso un pequeño día puede costar mucho. Lo que es tan importante como la precisión es el tiempo. Los errores fatales requieren restaurar todo el proceso, lo que desperdicia tiempo.

Las soluciones de firma electrónica permiten a los usuarios controlar el proceso de aprobación y firma. Detectar errores en documentos digitales también es fácil.

Ahorros en el costo de abastecimiento de materiales físicos

La creación de documentos en papel u otros materiales para firmar es exhaustiva. Si ha implementado un software de firma electrónica, no necesita documentos, paquetes de mensajería u otros materiales de firma.

Tarifas más rápidas

El menor tiempo de procesamiento de los acuerdos es otra ventaja del software de firma. Una ejecución más rápida de los acuerdos contribuye a pagos más rápidos.

seguridad de información

Las herramientas de seguridad de firma electrónica son una de las características clave de la solución. La seguridad también se traduce en ahorro de costes para las empresas. Dicho software generalmente almacena todos los datos de forma segura en la nube y ahorra espacio en disco.

Rentabilidad basada en la productividad

Las firmas electrónicas también pueden ayudar a aumentar la productividad organizacional. Una empresa productiva puede generar más ganancias con soluciones de firma electrónica al brindar una mejor experiencia al cliente.

Conclusión

Las soluciones de firma electrónica son sin duda una de las formas más efectivas de ahorrar dinero. Para superar los obstáculos tradicionales en este entorno altamente competitivo, las empresas han comenzado a digitalizarse. Casi cualquier organización puede encontrarlo beneficioso por todas las razones anteriores y más. A la larga, el software de firma digital puede resultar no solo económico, sino también productivo y beneficioso.

Es posible que la implementación de una solución de firma electrónica no resulte inmediatamente en un ahorro de costos operativos. Pero simplificará los flujos de trabajo complejos y tradicionales al digitalizarlos.

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